IT予算の立て方と見直し方。守りと攻めに分けて考える

IT予算は、いまの業務を止めないための「守り」の費用と、事業を伸ばしたり業務を変えたりするための「攻め」の投資に分けて立てると、何にお金を使っているのかを経営として説明しやすくなります。前の年の金額に少し足し引きするだけの立て方では、使われていない契約が残り続け、新しい取り組みに回すお金が生まれにくくなります。

この記事では、IT予算を立てるときの費用の洗い出し方、守りの費用の見直しの観点、攻めの投資の決め方を、経営者の立場から整理します。会計上の処理や税務の扱いは会社ごとに異なるため、個別の判断は顧問の税理士などの専門家にご確認ください。

IT予算は、守りと攻めに分けて考える

IT予算は、守りと攻めの2つに分けて考えるのが基本です。この分け方は「ラン・ザ・ビジネスとバリューアップ」とも呼ばれます。

• 守り（ラン・ザ・ビジネス）：いまの業務を動かし続けるための費用です。システムの保守・運用、ソフトウェアやクラウドの利用料、パソコンやネットワークの更新、セキュリティの対策などが入ります
• 攻め（バリューアップ）：事業を伸ばす、業務のやり方を変えるための投資です。新しいシステムの開発、AIの活用、データの整備などが入ります

守りの費用は、止めると業務に影響が出るため、毎年ほぼ同じ金額がかかり続けます。何もしないでいると、守りの費用が少しずつふくらみ、攻めに回せる予算が細っていくことがあります。分けて見ることで、その偏りに気づけます。

予算には、年度の途中で起きる故障や、急な法令への対応のための予備も見ておくと、攻めの投資を途中で止めずに済みます。

まず、いまの費用を洗い出す

IT予算を立てる最初の一歩は、いまITにいくら使っているかを一覧にすることです。経理の帳簿では、ITの費用が通信費・支払手数料・外注費・消耗品費などに分かれて計上されていることが多く、そのままでは全体が見えません。

一覧には、次の項目を書き出します。

部署ごとにクレジットカードで契約しているクラウドサービスは、情報システムの担当が把握していないことがあります（シャドーIT）。経理の支払いの記録から拾い出すと、漏れを減らせます。一覧は、そのままIT資産管理の台帳としても使えます。

守りの費用を見直す3つの観点

守りの費用は、契約・利用状況・重複の3つの観点で見直すと、削れる部分が見つかることがあります。

1. 契約を見直す：自動で更新されている契約の中身が、いまの使い方に合っているかを確かめます。保守の契約は、対応の範囲や時間帯が実際の必要より広すぎないかを見ます（システムの保守と運用は何が違うか）
2. 利用状況を見直す：ライセンスの数と、実際に使っている人の数を比べます。退職した人や、使わなくなった部署の分が残っていることがあります
3. 重複を見直す：同じ目的のサービスを、部署ごとに別々に契約していないかを確かめます。まとめると、管理の手間も減ります

見直しで浮いた費用は、そのまま削るだけでなく、攻めの投資に回す原資として扱うと、社内の協力を得やすくなります。

ただし、守りの費用には削ってはいけないものもあります。セキュリティの対策や、サポートの終わった製品の更新を先送りすると、事故が起きたときの損失のほうが大きくなるおそれがあります。古いシステムを使い続けることの費用は、古くなったシステムを刷新する（モダナイゼーション）の進め方でも説明しています。

攻めの投資の決め方

攻めの投資は、経営の目標とKPIに結びつけて決め、小さく始めて段階的に予算を出すのが基本です。

目標とKPIに結びつける

投資の候補ごとに、どの経営の目標に効くのか、どのKPI・KGIで効果を確かめるのかを書きます。結びつかない候補は、いったん見送ります。経営の目標から逆算する考え方は、経営の目標から、AIとシステムへの投資を決めるで説明しています。

費用は総額で比べる

投資の費用は、開発や導入の費用だけでなく、稼働した後の運用・保守・更新の費用を含めたTCO（総保有コスト）で比べます。攻めの投資は、稼働した翌年から守りの費用に変わります。翌年以降の守りの予算に、どれだけ上乗せされるかも見ておきます（システムの総費用（TCO）はどう見積もるか）。

段階的に予算を出す

大きな投資は、試作や小さな範囲での検証の段階と、広げる段階に分け、段階ごとに予算を出します。最初の段階の終わりに、続けるか、やり方を変えるか、やめるかを判断する時点と基準を決めておきます。効果の測り方は、AIへの投資の費用対効果を、どう見積もるかも参考になります。

資産か費用か

一度に大きな金額がかかる開発と、毎月の利用料では、会計上の扱いが変わることがあります（CAPEX・OPEX）。同じ目的でも、自社で開発するかクラウドのサービスを使うかで、予算の組み方が変わるため、経理の担当や顧問の専門家と早めに相談しておきます。

年に一度の見直しの進め方

IT予算は、事業計画の策定と同じ時期に、年に一度まとめて見直すと、経営の目標とのつながりを保ちやすくなります。

• 前の年の実績を、守りと攻めに分けて振り返る
• 攻めの投資について、決めておいたKPIで効果を確かめ、続けるかを判断する
• 守りの費用を、3つの観点で見直す
• 翌年の経営の目標から、攻めの投資の候補を出す
• 予備を含めて、翌年の予算をまとめる

年度の途中でも、四半期ごとに実績と予算の差を確かめておくと、使い過ぎや、使われていない予算に早く気づけます。取締役会での説明の仕方は、取締役会にAI・IT投資を説明するとき、そろえることにまとめています。

当社のご支援

当社のAI・DXコンサルティングでは、事業計画・KPI・企業価値から逆算して、何をシステムやAIに任せるか、どの順番で進めるかを決め、開発の成果を経営の数字で確かめられるよう測り方を先に決めます。社内に専任の担当を置くほどではない場合は、月の時間を決めて相談から開発の補助までを頼めるAIタイムシェアもあります。料金の目安は料金のページをご覧ください。