システムの総費用（TCO）はどう見積もるか

システムの総費用（TCO）は、作るときの初期の費用に、使い続ける間の運用・保守の費用、途中の更新の費用、使い終えるときの費用を足して、使う年数の全体で見積もります。見積書の金額だけで判断すると、数年後に想定していなかった費用が重なり、投資の判断を誤ることがあります。

経営の立場からは、「いくらで作れるか」ではなく「使う期間の全体でいくらかかり、何が得られるか」で比べることが大切です。本記事では、総費用の積み上げ方と、見落としやすい費用、案の比べ方を整理します。

TCO とは

TCO（Total Cost of Ownership）とは、システムなどを導入してから使い終わるまでにかかる費用の全体です。購入や開発の費用だけでなく、運用・保守、利用料、社内の人の手間、更新、廃棄やデータの移行までを含めて考えます。

経済産業省の「DXレポート」（2018年9月）は、日本企業のIT関連費用の80%が、現行ビジネスの維持・運営（ラン・ザ・ビジネス）に割り当てられているという調査の結果を紹介しています。作った後に続く費用が、IT予算の多くを占めやすいことが分かります。

出典：DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～（経済産業省、2018年9月）

総費用を、4つのまとまりで積み上げる

総費用は、初期・運用・更新・終了の4つのまとまりに分けて積み上げると、抜けを見つけやすくなります。総費用は、初期の費用（開発や購入、データの移行、研修など）、運用・保守の費用（利用料、保守の契約、社内の手間など）、更新の費用（版上げ、機器の入れ替え、制度への対応など）、終了の費用（次のシステムへのデータの移行、解約、廃棄など）を、使う年数の全体で足し合わせたものです。

初期の費用

初期の費用は、システムを使い始めるまでにかかる費用です。開発やパッケージの購入、設定、機器、データの移行、利用者の研修、社内の担当者が要件の整理や受け入れテストに使う時間などが含まれます。

運用・保守の費用

運用・保守の費用は、システムを使い続ける間、毎年かかる費用です。クラウドやサーバーの利用料、ソフトウェアのライセンスや SaaS の利用料、保守の契約、障害への対応、問い合わせの窓口、社内の管理の担当の手間などが含まれます。保守と運用の違いはシステムの保守と運用は何が違うかで説明しています。

更新の費用

更新の費用は、使い続けるために途中で必要になる作り直しや入れ替えの費用です。OS や部品のサポートの終了に合わせた版上げ、機器の入れ替え、法令や制度の改正への対応、業務の変化に合わせた改修などが含まれます。

終了の費用

終了の費用は、使い終えるときにかかる費用です。次のシステムへのデータの移行、契約の解約にかかる費用、機器の廃棄とデータの消去、移行の間に新旧を並べて動かす期間の費用などが含まれます。

見落としやすい費用

見積もりで漏れやすいのは、請求書として届かない費用と、数年後にまとめて来る費用です。

サポートの終了は、日付が先に分かっている費用です。例えば Microsoft は、Windows 10 のサポートを2025年10月14日に終了しました。サポートが終わると、セキュリティの修正が届かなくなるため、更新の計画と費用を前もって見込んでおく必要があります。

出典：Windows 10 のサポート終了（Microsoft Lifecycle）

使う部品やサービスが多いほど、サポートの期限も増えます。システムを構成する OS・言語・データベース・主な部品の一覧に、それぞれのサポートの期限を書いておくと、更新の時期と費用を見通しやすくなります。PHP で動くシステムの例は、PHPの脆弱性とはで説明しています。

案を比べるときの進め方

複数の案を比べるときは、同じ年数・同じ範囲でそろえて積み上げます。年数や範囲がそろっていないと、初期の費用が安い案が有利に見えてしまいます。

1. 比べる期間を決める（例：5年。システムを使う見込みの年数に合わせる）
2. 案ごとに、4つのまとまりで費用を年ごとに積み上げる
3. 社内の人の手間を、時間と人数で見積もって金額にする
4. 利用者の数や量の増え方の見込みを置き、料金の変わり方を確かめる
5. 費用の合計とあわせて、業務への効果、止まったときの影響、作り直しのしやすさを並べる

例えば、自社に合わせて作る案と SaaS を使う案では、費用のかかり方が違います。作る案は初期の費用が大きく、使う年数が長いほど1年あたりの費用は下がりやすい一方、更新の費用を自社で持ちます。SaaS は初期の費用を抑えやすい一方、利用料が続き、利用者の増加で費用が増えることがあります。どちらが合うかは、業務の独自性や使う年数によって変わります。比べ方は業務システムはSaaSで足りるか、個別に開発するかにまとめています。

費用と効果を、同じ表で判断する

総費用は、それだけで判断の答えになるものではなく、効果と並べて初めて判断の材料になります。費用が少し高くても、業務の時間を大きく減らせる案や、止まったときの影響が小さい案のほうが、会社にとって望ましい場合があります。

経営の目標から逆算して、どの数字を良くするための投資かを先に決めておくと、効果を測る物差しがそろいます。考え方は経営の目標から、AIとシステムへの投資を決めると、AIへの投資の費用対効果を、どう見積もるかで説明しています。

見積もりは、一度作って終わりではありません。導入の後も、実際の費用を年に一度は見積もりと比べ、ずれた理由を確かめておくと、次の投資の判断の精度が上がります。クラウドの費用の見直しはクラウドの費用を見直す（FinOps）の進め方をご覧ください。

当社のご支援

当社のAI・DXコンサルティングでは、事業計画や KPI から逆算して、何をシステムやAIに任せるか、どの順番で進めるかを整理し、投資の成果を経営の数字で確かめる進め方をご一緒します。作るか、既製のサービスを使うかの見極めや、使い続ける間の費用を含めた比べ方のご相談もお受けしています。開発の費用の目安は料金の目安をご覧ください。