業務システムのリニューアルで失敗しない進め方

業務システムのリニューアルは、目的を決める、いまの業務とシステムを把握する、新しいシステムの範囲を決めて作る、データを移して切り替える、の4つの段階で進めます。失敗の多くは、作る段階より、目的があいまいなまま始めたことや、いまのシステムの把握が足りなかったことから起きます。

「古くなったから新しくしたい」だけで始めると、いまの不便な点まで新しいシステムに写してしまい、費用をかけたのに業務が変わらない、ということになりがちです。本記事では、はじめてリニューアルを担当する方に向けて、段取りの全体を説明します。

全体の流れ

リニューアルは、目的を決める、いまの業務とシステムを把握する、新しいシステムの範囲を決めて作る、データを移して切り替える、の4つの段階で進めます。切り替えでは、データ移行のリハーサルと、必要に応じた並行稼働を経て、戻す手順を決めたうえで新しいシステムに移ります。

段階ごとに、関わる人と決めることが違います。前の段階で決めたことを次の段階に引き継ぐため、決めたことは文書に残しておきます。

目的を決める

最初に、リニューアルで何を良くしたいかを決めます。目的は「新しいシステムにすること」ではなく、業務や経営で何が変わるかの言葉で書きます。

目的の例です。

• 月末の締めの作業にかかる時間を減らしたい
• 紙や表計算のファイルで管理している部分をなくし、入力を1回にしたい
• サポートの終わった仕組みを使い続ける危険をなくしたい
• 担当者しか分からない処理を、誰でも扱えるようにしたい

目的は、関わる部門の責任者と一緒に決め、優先順位をつけておきます。後で「あれもこれも」と要望が増えたときに、目的に照らして判断できるようにするためです。経営の目標からの決め方は、経営の目標から、AIとシステムへの投資を決めるも参考にしてください。

いまの業務とシステムを把握する

次に、いまのシステムが何をしているかと、業務がどう流れているかを書き出します。いまのシステムには、長年の改修で足された機能や、担当者だけが知っている使い方が含まれていることが多く、書き出さないまま作り直すと、必要な機能が抜け落ちます。

書き出すものは、次のとおりです。

• 機能の一覧：画面、帳票、毎日・毎月の処理、通知など
• 業務の流れ：誰が、いつ、何を入力し、何を見て判断しているか（業務フロー）
• 例外の処理：返品、訂正、締めた後の修正など、たまにしか起きない処理
• つながっているシステム：会計、販売、在庫、外部のサービスとのデータの受け渡し
• データ：どんなデータが、どのくらいの量、どれだけの期間たまっているか

例外の処理は、普段の聞き取りでは出てきにくい部分です。「月に一度しかしない作業」「年に一度の処理」も聞いておきます。使っていない機能も見つかることが多いため、書き出した一覧で「新しいシステムにも要るか」を一つずつ確かめます。

新しいシステムの範囲を決めて作る

把握した内容と目的をもとに、新しいシステムで何をするかの範囲を決めます。いまの機能をすべて写すのではなく、目的に合わせて、なくす機能、変える業務、新しく足す機能を決めます。

範囲を決めるときの考え方です。

• 使われていない機能は、なくす候補にする
• 業務の側を変えたほうが簡単な処理は、業務を見直す
• 既製のサービスで足りる部分は、作らずに使う
• 一度に全部を切り替えず、段階を分けられないかを考える

決めた範囲は、要件として文書にまとめます。要件の整理のしかたは要件定義で決めること：はじめての方へで説明しています。作る段階では、できた部分から業務の担当に見てもらうと、思っていたものと違う、という食い違いに早く気づけます。

データを移し、切り替える

作ったシステムに、いまのシステムのデータを移し、業務を切り替えます。リニューアルの中でも、手間がかかりやすく、つまずきやすい段階です。

データの移行

データの移行では、いまのデータをそのまま移せるとは限りません。古いデータに、重複や入力のゆれ、使われなくなったコードが含まれていることがあり、移す前に整える作業が要ります。本番の前に、同じ手順で移行を試すリハーサルを行い、件数や金額が合うかを確かめます。詳しい進め方はシステムの入れ替えでのデータ移行の進め方で説明しています。

並行稼働

切り替えの直後は、新しいシステムで思わぬ問題が見つかることがあります。止まると困る業務では、一定の期間、新旧のシステムを並べて動かし、結果を比べる並行稼働を行うことがあります。並行稼働は、二重に入力する手間がかかるため、期間と比べる項目を決めて行います。

戻す手順を決めておく

切り替えの日には、問題が起きたときに、いまのシステムに戻す手順（ロールバック）と、戻すかどうかを誰が、どの条件で判断するかを決めておきます。戻す手順がないまま切り替えると、問題が起きたときに業務が止まってしまいます。

進めるときの体制

リニューアルは、情報システムの担当だけでは進められません。業務の担当、決める権限のある人、外部の開発会社が、それぞれの役割を持って関わります。

業務の担当には、普段の仕事に加えてリニューアルの作業が加わります。テストや確認にかかる時間を、前もって見込んで確保しておくことが大切です。古いシステムを刷新する考え方の全体は、古くなったシステムを刷新する（モダナイゼーション）の進め方もご覧ください。

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