システムの属人化・引き継ぎ診断

月末の処理、機器の再起動、取引先とのデータのやり取りなど、特定の人がいないと進まない作業を会社として把握しているかが目安です。

主担当が不在のときに、少なくとも日々の運用と簡単な障害の切り分けを代われる人がいるかが目安です。

主担当が休む日などに、副担当や手順書だけで実際に作業を済ませた経験があるかが目安です。

サーバー・クラウドのサービス・業務のソフトウェア・機器が何をしていて、どのシステムとデータをやり取りしているかを、1枚の資料で説明できるかが目安です。

利用者の追加、月次の処理、バックアップの確認、障害のときの再起動など、よく行う作業の手順が文書になっているかが目安です。

クラウドのサービスやドメイン、サーバーの管理者の権限を、担当者個人のメールや手帳ではなく、会社が管理する場所で保管しているかが目安です。

引き継ぐ資料、移すアカウントや権限、止めるアカウント、取引先への連絡などを、毎回同じ表で確かめているかが目安です。

サーバーやパソコンのOS、データベース、業務のソフトウェア、ネットワークの機器について、サポートの終わる時期を一覧で確かめられるかが目安です。

作った会社がいまも保守を受けてくれるか、ソースコードと設計書を自社で持っているか、どこにあるかを答えられるかが目安です。

集計・帳票・データの取り込みなどに使っているマクロを一覧にし、作った人が辞めても直せる状態かが目安です。

どの会社が、どこまで（障害の対応・改修・問い合わせ）を受け持つ契約か、いつ更新されるかを、契約書を開かずに答えられるかが目安です。

成果物の権利、ソースコードの受け取り、預けたデータの扱いが、契約書に書かれているかが目安です。

解約の申し出の期限、データを取り出せる形式（CSVなど）、取り出しにかかる費用や期間を、事前に確かめているかが目安です。

外部の会社が行った変更も含めて、変更の記録を後からたどれるかが目安です。

誰に連絡し、どこまでを社内で確かめ、どこから外部の会社に頼むかが、担当者以外にも分かる形になっているかが目安です。

サポートの期限や保守契約の更新に合わせて、いつ・どのシステムに・どのくらいの費用をかけるかを、予算の計画に入れているかが目安です。

どのシステムから、どの部分から移すか、旧いシステムと新しいシステムを並べて確かめる期間を設けるかを、計画に書いているかが目安です。

作業は外部に頼んでいても、優先順位や要件を決め、外部の会社の提案を判断できる人が社内にいるかが目安です。