要件定義で決めること：はじめての方へ

要件定義では、システムを作る前に「何のために作るのか」「何ができればよいのか」を決めます。決めることは、業務の流れ・機能・画面・データ・非機能の5つに分けると整理しやすくなります。

はじめてシステム開発を頼むと、「どこまで決めればよいのか」「何を準備すればよいのか」で迷うことが多いものです。専門用語をできるだけ使わずに、要件定義の中身と、発注する側の準備を説明します。

要件定義とは

要件定義とは、システムを使う人と作る人の間で、システムに求めることを決めて文書にする作業です。家づくりでいえば、何人で住むか、部屋はいくつ要るか、予算はいくらか、を設計の前に決める段階に当たります。

要件定義で決めたことは、その後の設計・開発・テストの基準になります。作る側は文書をもとに設計し、完成したときには、決めたとおりにできているかを確かめます。

なぜ大切なのか

要件定義があいまいなまま進むと、完成した後に「思っていたものと違う」という食い違いが起こりやすくなります。

作り始めてから中身を変えると、すでに作った部分を直す手間がかかります。後の段階で気づくほど、直す範囲は広がり、費用と時間も増えます。最初に時間をかけて決めておくことが、結果として近道になります。

決める5つのこと

要件定義で決めることは、次の5つに分けて考えると、抜けが少なくなります。

業務の流れ

はじめに、システムを使う業務の流れを書き出します。受注から出荷まで、申請から承認まで、のように、だれが何をして次の人に渡すかを順に並べます。システムを入れた後に、どの作業がなくなり、どの作業が変わるかも書いておきます。

機能

機能とは、システムにしてほしいことです。「注文を登録する」「過去の注文を探す」「在庫が減ったら知らせる」のように、動きの言葉で書くと分かりやすくなります。あったら便利なものと、なくては困るものを分けておくと、後で予算と相談しやすくなります。

画面

画面では、どんな画面があり、それぞれに何を表示し、何を入力するかを決めます。手書きの絵でも、いまの画面や書類に書き込んだものでも十分です。印刷する帳票や、自動で送るメールも、ここで決めておきます。

データ

データでは、システムにためる情報と、その出どころを決めます。顧客、商品、注文などの情報を、いまどこで管理しているか、新しいシステムにどう移すかを確かめます。古いデータの中に、書き方の揺れや重なりがないかも見ておきます。

非機能

非機能とは、機能そのものではなく、安心して使い続けるための条件のことです。画面が表示されるまでの速さ、使える時間帯、止まったときの対応、だれがどの情報を見てよいか、などが当たります。見落とされやすい部分なので、作る側に質問してもらいながら決めると安心です。

発注する側が準備すること

要件定義は作る側と一緒に進めますが、発注する側にしか分からないことがたくさんあります。次のものを準備しておくと、話が進めやすくなります。

1. 目的：何に困っていて、何がよくなればよいか
2. いまのやり方：使っている書類やExcel、手順書、例外の対応
3. 現場の声：実際に使う担当者に、打ち合わせに加わってもらう
4. 判断する人：意見が分かれたときに決める人
5. 優先順位：なくては困るものと、あとからでもよいもの

外部の会社に頼む場合、これらをまとめた依頼の文書を作っておくと、見積もりや提案も比べやすくなります。書き方はRFP（提案依頼書）の書き方で説明しています。

進めるときのコツ

要件定義では、「どう作るか」より「何ができればよいか」を言葉にすることに力を使います。作り方は、作る側が専門の知識で考えてくれます。

文章だけでは伝わりにくい部分は、画面の試作（プロトタイプ）を見ながら確かめると、思い違いに早く気づけます。決めたことは文書に残し、関係者で読み合わせておきます。

AIを使うシステムでは、どのくらいの正しさなら業務で使えるか、AIが間違えたときにだれが直すか、も決めておきます。実際のデータで小さく試すPoCの結果を見てから、要件を見直すこともあります。

最初にすべてを決めきらず、作りながら決めていく進め方もあります。2つの進め方の違いはアジャイル開発とウォーターフォール開発の違いをご覧ください。

当社のご支援

当社の現場に入るFDEは、技術者がお客様の業務の場に入り、使う方と同じ目線で課題をつかみながら、要件定義から開発・運用までを担います。何をシステムやAIに任せるかの整理から始めたい場合は、AI・DXコンサルティングをご覧ください。ご相談はお問い合わせから承ります。