業務システムはSaaSで足りるか、個別に開発するか

業務システムをSaaSで済ませるか、個別に開発するかは、どちらが優れているかではなく、業務ごとに向き不向きで決めるものです。判断には、業務の独自性、ほかのシステムとの連携、費用の総額、ベンダーロックイン、データの扱いの5つの観点が役に立ちます。

「全部をSaaSにするか、全部をつくるか」の二択で考えると、どちらにも不安が残り、判断が進みにくくなります。業務ごとに分けて考えれば、両方を組み合わせる形も選べます。この記事では、判断の観点と進め方を整理します。

SaaSと個別開発の違い

SaaSとは、事業者が用意したソフトウェアを、インターネット経由で、利用料を払って使う形のことです。個別開発とは、自社の業務に合わせて、システムを新しくつくる形のことで、スクラッチ開発とも呼ばれます。

判断の5つの観点

業務の独自性、連携、費用の総額、ベンダーロックイン、データの5つを、業務ごとに確かめます。

業務の独自性

他社と同じやり方で困らない業務はSaaSに向き、自社の強みにかかわる業務は個別の開発を検討します。会計・給与・勤怠のように、法令や一般的な手順に沿って進める業務は、標準の機能で足りることが多い分野です。

一方で、見積もりの出し方、生産の段取り、独自の料金の体系など、他社との違いを生んでいる業務を製品の標準に合わせると、その違いを削ってしまうことがあります。ただし、いまのやり方が慣習で残っているだけなら、SaaSに合わせて業務を変えることが、そのまま改善になる場合もあります。どちらに当たるかは、現場の方と一緒に見極めます。

ほかのシステムとの連携

業務システムは、会計・販売管理・顧客管理などとデータをやり取りします。SaaSを選ぶときは、外部とデータを受け渡す窓口（API）が用意されているか、取り出せるデータの範囲、呼び出しの回数の制限を確かめます。API連携が弱い製品を選ぶと、手作業の転記が残り、効率化の効果が薄れます。つなぎ方の詳細はいまの基幹システム・SaaSとAIをつなぐ方法をご覧ください。

費用の総額

初期の費用だけで比べず、5年などの期間を決めて、TCO（総保有コスト）で比べます。含めるのは、初期の費用、利用料、保守、ほかのシステムとのつなぎ込み、社内の運用の手間、将来の乗り換えの費用です。

SaaSは初期の費用を抑えやすい一方、利用者が増えるほど利用料が増えます。個別の開発は、開発の費用に加えて、改修・保守・サーバーの費用が続きます。見積もりの読み方はシステム開発の見積もりは、どこを見ればよいかで取り上げています。

ベンダーロックイン

ベンダーロックインとは、特定の事業者の製品や技術に頼りきりになり、ほかへ移りにくくなる状態のことです。SaaSでは、データの出力の形式が限られていたり、独自の設定に業務が依存したりすることで起こります。個別の開発でも、開発した会社しか中身を分からない状態になれば、同じことが起こります。

選ぶ段階で、データを出力できる形式、契約を終えるときのデータの受け取り方、設計書やソースコードの権利と引き継ぎの方法を確かめておくと、出口を確保できます。

データの扱い

データをどこに置き、だれが見られるかを確かめます。SaaSでは、保存される国・地域、バックアップの方法、アクセスの権限の細かさ、操作の記録（ログ）の取り方、契約を終えた後の削除が確認の対象です。個人の情報や取引先から預かった情報を扱う場合は、社内の規程や取引先との契約と照らし合わせます。

組み合わせる形

全部をSaaSにするか、全部を開発するかではなく、SaaSを中心に置き、足りない部分だけを開発してつなぐ形があります。

たとえば、顧客の管理はSaaSを使い、自社独自の見積もりの計算だけを専用の画面としてつくり、確定した受注のデータはAPIで会計のシステムへ渡す、といった形です。小さな不足であれば、ノーコード・ローコードのツールで補う方法もあります。

組み合わせるときは、次の2点に気をつけます。

• SaaSを独自の設定で作り込みすぎない。製品の更新のたびに、動きを確かめる手間が増えます
• データの持ち主を決める。同じ顧客や商品の情報が複数のシステムにあるときは、どのシステムの値を正とするかを決めておきます

判断の進め方

業務を分けてから、SaaSを標準のまま試し、足りない部分の埋め方と費用を比べる順で進めます。

1. 業務を洗い出し、独自性の高いものと低いものに分ける
2. 候補のSaaSを、標準の機能のまま実際の業務で試し、業務を合わせられるかを確かめる
3. 合わない部分を、運用の工夫・設定・追加の開発のどれで埋めるかを決める
4. 決めた期間で、費用の総額を比べる
5. データの取り出しや乗り換えの条件を、契約で確かめる

手順2で「合わない」と感じた点が、本当に変えられない業務なのか、慣れの問題なのかを分けて考えると、開発の範囲を絞り込めます。

当社のご支援

当社では、業務の流れとお使いのシステムをうかがい、SaaSで足りる範囲と、開発が要る範囲を分けるところからお手伝いします。整理と優先順位づけはAI・DXコンサルティング、業務に合わせた開発はソリューション提供、SaaSやいまのシステムとのつなぎ込みはAIインテグレーションをご覧ください。