シャドーIT

個人のアカウントで使うファイル共有のサービス、無料のチャットや翻訳のツール、生成AIのサービス、私物のパソコンやスマートフォンなどが例です。従業員の側には仕事を早く進めたいという理由があることが多く、悪意があるとは限りません。

会社が把握していないため、情報漏えいの原因になる、退職者が会社の情報を持ったままになる、契約や利用規約に反した使い方になる、事故のときに調べられない、といった問題が起こりえます。

禁止するだけでは、見えない場所での利用が続くことがあります。使ってよいサービスの一覧と申請の手順をつくり、業務に必要なものは会社として契約して管理する、情報の分類に応じて入力してよい情報を決める、といった方法で、安全に使える道を用意します。