Day1に向けたITの準備。メール・アカウント・権限

Day1に向けたITの準備は、「業務を止めない」「社内外と連絡が取れる」「必要な人だけがシステムに入れる」の3つに絞って進めます。システムの統合やメールのドメインの統一などは、Day1に急がず、現状を把握したうえで後から計画するほうが、事故や混乱を避けやすくなります。

Day1とは

Day1（デイワン）とは、M&Aの取引が完了し、新しい体制で事業が始まる最初の日のことです。株式の譲渡であれば株主が替わる日、事業譲渡であれば事業が譲り受けた側に移る日にあたります。

中小企業庁の「中小PMIガイドライン」は、M&Aの成立の後のおおむね1年間をPMIの集中実施期とし、推進の体制づくり、関係者との信頼関係づくり、成立の後の現状の把握などは、100日までをめどに集中して行うとしています。Day1は、その起点の日です。Day1の前の取り組みは「プレPMI」と呼ばれ、M&Aの成立の前から準備を進めることが望ましいとされています。

出典：中小PMIガイドライン 概要版（中小企業庁、2022年3月）

システムの統合の進め方の全体は、買収の後のシステム統合（PMI）をどう進めるかで説明しています。この記事では、その手前のDay1の当日までに、ITで何をそろえるかに絞ります。

Day1までに、何をそろえればよいのか

Day1までにそろえるのは、取引の完了の日から業務が止まらないために要るものだけです。次の表のように、業務を止めない、連絡が取れる、必要な人だけが入れる、の3つの観点で確かめます。

カーブアウトのように、元の会社の仕組みを使い続ける部分がある場合は、Day1から使えるように、移行期間のサービス契約（TSA）の内容を確かめておきます。TSAの決め方は、移行期間のサービス契約（TSA）とはで説明しています。

ソフトウェアやクラウドのサービスの中には、契約の当事者や株主が替わったときに、相手への通知や承諾を求める条項を持つものがあります。Day1の後に使えなくなる、という事態を避けるため、主な契約の条項を前もって確かめておきます。見方はM&Aで見落としやすい、ソフトウェアのライセンスと契約で説明しています。

Day1に急がなくてよいことは何か

Day1に急がなくてよいのは、システムの統合、メールのドメインの統一、端末や業務の道具の入れ替えなど、業務のやり方を変える作業です。Day1の前後は、社員も取引先も新しい体制に慣れていない時期で、仕組みまで一度に変えると、問い合わせと間違いが増えやすくなります。

• システムの統合：統合・併存・移行のどれにするかは、現状を把握してから決めます
• メールのドメインの統一：取引先への連絡の準備と、送受信の設定の確かめが要るため、計画を立ててから進めます
• 端末と業務の道具の入れ替え：社員の業務に直接影響するため、移る時期と教え方を決めてから進めます
• 社内の規程の統一：情報セキュリティの規程などは、両社の規程を比べたうえで、段階を分けてそろえます

ただし、セキュリティの手当ては例外です。インターネットに面した機器の更新が止まっている、管理者のパスワードが共有されている、といった問題が見つかった場合は、Day1を待たずに手当てを急ぎます。買収した会社のセキュリティの水準のそろえ方は、買収した会社のセキュリティの水準を、どうそろえるかで説明しています。

アカウントと権限は、どう整理すればよいのか

Day1に向けたアカウントと権限の整理では、管理者の権限を誰が持っているかを一覧にし、譲渡元の会社の担当者、退職者、共有のアカウントの扱いを決めます。権限の整理は、業務のやり方を変えずに進められ、事故の入り口を減らせるため、Day1の前後に進めておきたい作業です。

1. 管理者の権限を一覧にする：システムごとに、管理者の権限を持つアカウントと、その持ち主を書き出します
2. 譲渡元の担当者の権限を決める：事業譲渡やカーブアウトでは、元の会社の担当者が、移った事業のシステムに入れるままになっていることがあります。いつまで残し、いつ外すかを決めます
3. 退職者と使っていないアカウントを止める：M&Aの前後に辞めた人や、使われていないアカウントを止めます
4. 共有のアカウントのパスワードを替える：複数の人で使っていた管理者のアカウントは、Day1の後にパスワードを替え、使う人を決め直します
5. 多要素認証を確かめる：管理者のアカウントに多要素認証が設定されているかを確かめます

権限の整理で、日々の業務に要る権限まで外してしまうと、業務が止まります。外す前に、そのアカウントで動いている仕組み（自動の処理や連携）がないかを確かめておきます。

社員と取引先には、何を伝えればよいのか

社員と取引先には、ITの面で「何が変わり、何が変わらないか」と「困ったときの問い合わせ先」を、Day1の前後に伝えます。何も伝えないと、変わっていないことまで不安になり、問い合わせが窓口に集まります。

• 変わること：変わる仕組み、変わる時期、社員がすること
• 変わらないこと：メールのアドレス、使う仕組み、請求書の送り先など、当面そのままのもの
• 問い合わせ先：ITのことで困ったときの窓口と、受け付ける時間

M&Aが公になった後は、取引先や社員を装って、振込先の変更や、アカウントの情報の入力を求めるメールが届くことも考えられます。「振込先の変更は、メールだけでは受け付けない」「アカウントの情報をメールで尋ねることはない」といった約束を、あわせて伝えておくと、なりすましの被害を防ぐ手がかりになります。

当社のご支援

当社は、Day1に向けたシステムとアカウントの洗い出し、権限の整理、問い合わせの窓口の用意、Day1の後のシステム統合の計画づくりを受け持ちます。M&Aそのものの進め方や、PMIの全体の計画は、グループ会社のフロレンティナが受け持ちます（フロレンティナとの連携）。準備の状態を確かめたい場合は、M&A・上場に向けたIT準備度診断（無料）もご利用いただけます。Day1の前後に、技術者が現場に入って進めるFDEでもお受けします。