事業承継で、社長が持つドメイン・アカウント・契約を引き継ぐ

事業承継やM&Aの前に、社長が個人で持っているドメイン、クラウドのサービス、業務の道具のアカウントを洗い出し、会社の名義に移し、管理者を2人以上にし、支払いと本人確認の手段を会社のものに替えておくことをおすすめします。社長が引退した後や、譲渡の手続きの途中で、誰もサービスに入れない、更新を忘れてWebサイトやメールが止まる、といった事態を避けられます。

なぜ、社長の名義のままだと困るのか

社長の名義のままだと困るのは、そのサービスに入れる人と、契約を変えられる人が、社長1人に限られてしまうためです。会社を立ち上げた頃に、社長が自分のメールアドレスとクレジットカードでドメインやクラウドのサービスを契約し、そのまま使い続けている会社は少なくありません。

社長の名義のままにしておくと、次のようなことが起きやすくなります。

• 社長しか入れない：管理者のパスワードや、ログインのときの確認の連絡先（携帯電話の番号など）が社長個人のもので、ほかの人が設定を変えられない
• 更新が止まる：社長のカードの期限が切れたり、カードを替えたりして、ドメインやサービスの料金の支払いが止まる。ドメインの更新を忘れると、Webサイトやメールが使えなくなり、期限を過ぎたドメインを第三者に取得されることもあります
• 会社の資産として示せない：M&Aの調査で、Webサイトやメールの基盤が会社のものではなく個人のものだと分かると、引き継ぎの手当てを求められることがあります
• 社長の個人の情報と混ざる：個人のメールや写真と、会社の情報が、同じアカウントの中に置かれていることがあります

M&Aの調査では、契約の名義が会社ではなく個人になっているものがないかを確かめられることが多いです。調査に向けた資料の準備は、ITデューデリジェンスで求められる資料と、準備のしかたで説明しています。

何を洗い出せばよいのか

洗い出すのは、会社の業務やWebサイト、メールに関わっているもののうち、社長の個人の名義、個人のメールアドレス、個人のカードで契約されているもの、社長だけが管理者になっているものです。次の表を手がかりに、会社で使っているものを一つずつ当てはめます。

見落としやすいのは、ログインのときの確認の連絡先です。管理者が社長1人で、確認のコードが社長の携帯電話にしか届かない設定になっていると、ほかの人がパスワードを知っていても入れません。

一覧には、何を書けばよいのか

一覧には、サービスの名前、用途、契約の名義、登録しているメールアドレス、管理者、支払いの手段、更新や契約の期限、確認の連絡先、データの持ち出し方を書きます。パスワードそのものは一覧に書かず、会社で決めた安全な保管の方法で管理します。

一覧をつくるときは、次の順で探すと漏れを減らせます。

1. 社長と経理の担当に、会社のカードと社長のカードの明細から、毎月や毎年の支払いを拾ってもらう
2. 会社のメールアドレスと社長の個人のメールアドレスに届いている、契約や更新の案内のメールを探す
3. 社員に、業務で使っているサービスを挙げてもらう
4. Webサイトとメールのドメインの登録の情報を確かめる

一覧は、事業承継の後も使い続ける台帳になります。会社のシステム全体の一覧のつくり方は、M&Aの前に整えておきたい、データとシステムのことでも説明しています。

どの順番で引き継げばよいのか

引き継ぎは、名義を会社に移す、管理者を2人以上にする、支払いの手段を会社のものに替える、確認の連絡先を会社のものに替える、の順に進めます。名義と管理者を先に整えると、その後の設定の変更を、社長以外の人も進められるようになります。

• 名義を会社に移す：サービスの手続きにしたがって、契約者を会社に替えます。ドメインのように、登録の事業者を通じて名義を替える手続きが要るものもあります
• 管理者を2人以上にする：社長のほかに、会社の担当者を管理者に加えます。1人が辞めても、ほかの人が入れる状態にします
• 支払いの手段を替える：社長の個人のカードから、会社のカードや口座に替えます
• 確認の連絡先を替える：ログインの確認のコードが届く先を、会社の電話や会社のメールアドレスに替え、多要素認証の設定も見直します

サービスによっては、個人で作ったアカウントを、ほかの人や会社に譲ることを利用の規約で認めていないことがあります。その場合は、会社のアカウントを新しく作り、データを移したうえで、個人のアカウントを止めます。データを移す前に、持ち出せるデータの形と範囲を確かめておきます。

事業承継やM&Aの、いつまでに済ませればよいのか

引き継ぎは、事業承継やM&Aの話が具体的になる前に済ませておくのが理想です。譲渡の話が進んでからだと、調査への対応と並行して手続きを進めることになり、社長の負担が重くなります。名義を替える手続きに時間がかかるサービスもあります。

事業承継の後も、社長がしばらく会社に関わる場合は、社長のアカウントを残す期間と、権限を外す時期を決めておきます。親族や社内の後継者に引き継ぐ場合も、第三者に譲渡する場合も、考え方は同じです。

譲渡の前のシステムとデータの整え方の全体は、譲渡の前に進めたい、システムとデータの磨き上げで説明しています。

当社のご支援

当社は、ドメインやクラウドのサービス、業務の道具のアカウントの洗い出しと一覧づくり、管理者と認証の設定の見直し、会社のアカウントへのデータの移行をお手伝いします。事業承継やM&Aの進め方の相談は、グループ会社のフロレンティナが受け持ちます（フロレンティナとの連携）。1人の担当者に頼っている仕組みを確かめたい場合は、システムの属人化・引き継ぎ診断（無料）もご利用いただけます。