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属人化とは、業務やシステムのやり方を特定の人だけが知っていて、その人がいないと進められない状態です。
ITでは、社内のシステムの仕組みを一人の担当者だけが分かっている、設定のパスワードやサーバーの場所をその人しか知らない、手作業の集計の手順が文書になっていない、といった形で現れます。担当者の退職や休み、異動のときに、業務が止まったり、事故への対応が遅れたりするおそれがあります。
属人化は、設計書や手順書がない、担当者が忙しくて引き継ぎの時間が取れない、仕組みが複雑で説明しにくい、といった理由で起こります。外部の開発会社に頼っている場合は、会社の中に誰も分かる人がいない、という形の属人化もあります。
防ぐには、手順や設定を文書に残す、二人以上が同じ作業をできるようにする、アカウントや契約を個人ではなく会社の名義で管理する、といった取り組みを続けます。M&Aや事業承継の場面では、属人化の程度が、引き継ぎの費用や価値の判断に影響することもあります。
関連する用語
- 引き継ぎ資料システムの担当者や担当の会社が替わるときに、次の担当が仕事を続けられるよう、必要な情報をまとめた資料です。
- 設計書（システムの文書）システムが何をし、どのような仕組みで作られているかを、要件・設計・運用などの段階ごとに書き残した文書です。
- 技術的負債目先の納期や費用を優先した手早いやり方が積み重なり、後の改修や保守の手間と費用を増やしている状態のことです。
- 業務フロー業務の始まりから終わりまでの手順を、担当者や部門ごとに、順番と分かれ道が分かるように図にしたものです。
- 運用手順書（ランブック）システムの定期的な作業や、障害が起きたときの対応を、誰が行っても同じ結果になるよう手順としてまとめた文書です。