マスターデータの整備が必要な理由と進め方

マスターデータとは、取引先・商品・社員・勘定科目など、日々の取引で何度もくり返し参照される、業務の基本になる情報です。受注や請求といった取引のデータは毎日増えていきますが、その一件一件が「どの取引先の」「どの商品の」取引なのかは、マスターデータを参照して記録されます。

マスターデータがシステムごとにばらばらに登録されていると、同じ取引先なのに販売管理と会計で別の会社として扱われ、集計の数字が合わなくなります。システムの入れ替えやデータの活用を始めようとしたときに、この問題が表に出ることがよくあります。この記事では、マスターデータの整備が必要な理由と、進め方を説明します。

マスターデータとは

マスターデータとは、業務の基本になる情報で、取引のデータから参照されるものです。代表的なものは次のとおりです。

取引先のマスターには、インボイス制度の開始（2023年10月1日）後、仕入先の適格請求書発行事業者の登録番号を持たせる会社が増えています。登録番号は国税庁の公表サイトで公表されるため、マスターに登録するときに照合できます。

出典：令和5年10月からインボイス制度が開始!（政府広報オンライン）

ばらばらのままだと起きること

マスターデータがシステムごとにばらばらだと、集計が合わない、二重に入力する、システムをつなげない、の3つの問題が起きやすくなります。

• 集計が合わない：販売管理では「株式会社A商事」、会計では「A商事（株）」と登録されていると、同じ会社の売上と入金を突き合わせられません
• 二重に入力する：新しい取引先が増えるたびに、複数のシステムに同じ内容を手で入力することになり、手間と入力の誤りが増えます
• システムをつなげない：システム同士でデータを連携しようとしても、コードが違うと、どれとどれが同じものかを機械的に判断できません

経営の数字を見る仕組みをつくるときも、マスターデータが整っていないと、部署ごとに数字が合わない状態が続きます（社内のデータを経営に使う）。

整備の進め方

マスターデータの整備は、対象を決める、いまの状態を調べる、コード体系と項目を決める、重複を整理する、管理の決まりをつくる、の5つの手順で進めます。すべてのマスターを一度に整えようとせず、問題が大きいもの（取引先や商品であることが多い）から始めます。

1. 対象を決める

集計が合わない、入力の手間が大きい、近く入れ替えるシステムで使う、といった理由から、整備するマスターを1つか2つに絞ります。

2. いまの状態を調べる

対象のマスターが、どのシステムに、何件、どんな項目で登録されているかを調べます。システムごとに一覧を出力し、件数・項目・表記の揺れ・重複の多さを確かめます。表計算のファイルで管理されている台帳も含めます。

3. コード体系と項目を決める

全社で使う共通のコードの付け方と、持たせる項目を決めます。

• コードに意味を持たせすぎない：「地域＋業種＋連番」のように意味を持たせたコードは、取引先の移転や業種の変更でコードと実態が合わなくなります。意味を持たない連番を基本にし、地域や業種は別の項目で持つほうが、長く使いやすいと考えられます
• 項目は必要なものに絞る：使わない項目まで必須にすると、登録が雑になります。どのシステムでどの項目を使うかを確かめて決めます
• 表記の決まりを決める：法人の種類の書き方（株式会社を前に付けるか後ろか）、全角と半角、住所の書き方などをそろえます

4. 重複を整理する

決めたコード体系に合わせて、いまの登録を名寄せします。名前の表記が少し違うだけの同じ取引先や、合併・社名変更で別に登録されたものを見つけ、1つにまとめます。法人番号や登録番号のように、公的に付けられた番号を照合に使うと、機械的に見つけやすくなります。

まとめるときは、過去の取引のデータがどのコードに付いているかに注意します。古いコードを消すと過去のデータが参照できなくなることがあるため、新しいコードとの対応表を残しておきます。

5. 管理の決まりをつくる

一度きれいにしても、登録と変更の手順が決まっていないと、また重複や表記の揺れが増えていきます。次の点を決めておきます。

1. 管理の担当：マスターごとに、登録と変更を受け持つ部署と人を決めます。取引先は営業か購買、商品は商品部、というように、情報を早く知る部署が持つのが基本です
2. 登録の手順：新しく登録するときは、既存の登録がないかを先に検索してから登録します。申請と承認の流れを設けることもあります
3. 正とする場所：どのシステムのマスターを正とし、ほかのシステムにはそこから写すのかを決めます
4. 定期の見直し：取引のなくなった取引先や、販売をやめた商品を、年に一度などの時期を決めて整理します

こうしたデータの決まりと体制は、データガバナンスの一部として扱われます。

システムの入れ替えは、整備の機会

基幹システムやERPの入れ替えは、マスターデータを整える機会になります。新しいシステムにデータを移すときに、重複や古い登録をそのまま持ち込むと、新しいシステムでも同じ問題が続きます。移行の計画の中に、マスターの整備の時間を入れておくことが大切です（システムの入れ替えでのデータ移行の進め方・基幹システム（ERP）の選び方と入れ替えの進め方）。

複数のシステムで使うマスターを1か所で管理し、ほかのシステムへ配る仕組みを、マスターデータ管理と呼ぶことがあります。システムの数が多い会社では検討の価値がありますが、まずは管理の担当と登録の手順を決めることから始めても、効果は出ます。

当社のご支援

当社のAIインテグレーションでは、基幹システム・会計・販売管理・グループウェアなどのデータをつなぎ、二重の入力を減らします。表計算のファイルや紙で管理している台帳をシステムにまとめたい場合は、Webシステム開発でお受けします。どこから整えるかを決めたい場合は、お問い合わせからご相談ください。