生成AIの利用ルール診断

「業務で使ってよい」「使うときはこの決まりを守る」という会社としての考え方が、口頭ではなく文書になっているかが目安です。

「詳しい人が何となく見ている」ではなく、責任者と担当の名前、それぞれの役割が決まっているかが目安です。

部署ごとに勝手に契約・利用が始まるのではなく、申請と承認の手順があるかが目安です。

サービスの名前・契約の形・使ってよい業務が一覧になっていて、社員がそれを見て判断できるかが目安です。

「法人向けだから大丈夫だろう」ではなく、規約の該当の箇所と、管理画面の設定を実際に見て控えているかが目安です。

個人のアカウントを業務で使ってよいかが決まっていて、退職者のアカウントが残っていないかを確かめているかが目安です。

新しく契約したAIのサービスだけでなく、既存のソフトに追加されたAIの機能がオンになっていないかを確かめているかが目安です。

「機密情報は入力しない」だけでなく、どの資料がどの区分にあたるかを社員が例で判断できるかが目安です。

個人情報を入力してよい場面があるのか、あるならどのサービスで、利用目的の範囲内かを誰が確かめるかが決まっているかが目安です。

預かった情報を生成AIで扱ってよいか、契約の条件（第三者への開示の禁止、目的外の利用の禁止など）を確かめているかが目安です。

「AIの答えは確かめて使う」という心がけだけでなく、何をどこまで確かめるかが使い道ごとに決まっているかが目安です。

特定の作家や作品をまねる指示を避けること、出す前に似ていないかを確かめることが決まっているかが目安です。

確かめる手順があるだけでなく、確かめた人と日付が残り、AIだけに判断させない決まりがあるかが目安です。

決まりを配るだけでなく、例を使った説明や研修があり、入社した人にも伝わる仕組みがあるかが目安です。

相談先が分かっていて、誤りを報告しても責められず、報告を受けたら何をするかが決まっているかが目安です。

どのAIを誰がどの業務で使っているかが一覧で分かり、管理画面の利用の記録を定期的に見ているかが目安です。

誤った出力を社外に出しかけた、入力してはいけない情報を入れかけた、といった出来事が集まり、決まりや手順の見直しに使われているかが目安です。

半期や年度など見直しの時期が決まっていて、国の指針やガイドラインの新しい版を確かめているかが目安です。